Jak dostat firmu do online prostředí bez chaosu?

Přístup k dokumentům pouze z kanceláře, soubory uložené na jednotlivých počítačích a komunikace rozdělená mezi e-maily, telefony a papírové poznámky. Takové fungování může být pro menší firmu nějakou dobu dostačující, ale postupně začne zaměstnance i vedení zbytečně brzdit.

Přesun firmy do online prostředí neznamená pouze uložení dokumentů do cloudu. Jde o vytvoření systému, ve kterém mají zaměstnanci bezpečný přístup k datům, komunikaci a pracovním nástrojům odkudkoliv.

Firma dostupná z kanceláře i mimo ni

Zaměstnanci dnes často pracují z více míst. Mohou být v kanceláři, doma, u zákazníka, na stavbě nebo na pracovní cestě.

Pokud jsou firemní data a programy dostupné pouze z jednoho počítače nebo lokální sítě, komplikuje to každodenní práci a vytváří závislost na konkrétním místě.

Online prostředí umožňuje

• přistupovat k dokumentům z pracovního počítače i notebooku
• sdílet soubory mezi zaměstnanci
• pracovat na dokumentech společně
• vyřizovat e-maily, kalendáře a úkoly odkudkoliv
• bezpečně komunikovat s kolegy i zákazníky

Práce tak není závislá na jednom zařízení ani na přítomnosti v kanceláři.

Firemní dokumenty na jednom místě

Jedním z nejčastějších problémů je ukládání dokumentů na různých počítačích, externích discích, v e-mailových přílohách nebo osobních cloudových účtech zaměstnanců.

Postupně vznikají různé verze stejných souborů a nikdo si není jistý, která je aktuální. Dokumenty se obtížně dohledávají a při poruše počítače může firma o důležitá data přijít.

Centrální online úložiště přináší

• přehledné ukládání dokumentů
• jednotnou strukturu složek
• sdílení souborů bez posílání velkých příloh
• historii změn a předchozí verze dokumentů
• nastavení přístupů pro jednotlivé zaměstnance
• dostupnost dat z různých pracovních zařízení

Každý pracovník má přístup pouze k těm dokumentům, které potřebuje pro svoji práci.

E-mail, kalendáře a komunikace v jednom prostředí

Přechod firmy do online prostředí se netýká pouze souborů. Důležité je také sjednotit firemní komunikaci, kalendáře, kontakty a pracovní úkoly.

Vhodně nastavené řešení umožňuje

• používat profesionální e-mail na firemní doméně
• sdílet kalendáře a plánovat schůzky
• vytvářet společné kontakty a distribuční skupiny
• pořádat online porady
• komunikovat prostřednictvím týmového chatu
• sdílet dokumenty přímo v rámci pracovních skupin

Zaměstnanci nemusí informace složitě hledat v několika různých aplikacích a komunikace zůstává součástí firemního prostředí.

Bezpečná práce na dálku

Možnost pracovat odkudkoliv musí být spojená s odpovídajícím zabezpečením. Nestačí pouze zaměstnancům zpřístupnit firemní data přes internet.

Je potřeba řešit

• vícefaktorové ověřování
• bezpečná hesla a správu uživatelských účtů
• šifrování pracovních zařízení
• ochranu notebooků a mobilních telefonů
• řízení přístupových oprávnění
• možnost odebrat přístup ztracenému zařízení

Online prostředí musí být pohodlné pro zaměstnance, ale zároveň pod kontrolou firmy.

Rychlejší nástup nových zaměstnanců

Při nástupu nového zaměstnance je potřeba vytvořit e-mail, účet, nastavit pracovní zařízení a zpřístupnit potřebné dokumenty a aplikace.

Pokud je firemní prostředí sjednocené, lze tento proces výrazně zjednodušit.

Novému pracovníkovi je možné připravit

• firemní e-mail a kalendář
• přístup do pracovních skupin
• oprávnění ke konkrétním dokumentům
• potřebné aplikace
• bezpečnostní pravidla
• vzdáleně spravované pracovní zařízení

Stejně důležité je také rychlé a bezpečné odebrání přístupů v případě ukončení spolupráce.

Digitalizace běžných firemních procesů

Přesun firmy do online prostředí může zjednodušit také procesy, které se dříve řešily pomocí papírů, tabulek nebo jednotlivých e-mailů.

Online lze řešit například

• schvalování dokumentů a objednávek
• evidenci požadavků
• sdílení interních směrnic
• plánování úkolů a projektů
• evidenci dovolených
• předávání podkladů mezi odděleními

Firma tak získá přehled o tom, v jakém stavu se jednotlivé úkoly nacházejí a kdo je za ně odpovědný.

Méně závislosti na jednotlivých zaměstnancích

Pokud jsou dokumenty, kontakty a důležité informace uložené pouze v e-mailu nebo počítači jednoho zaměstnance, vzniká pro firmu zbytečné riziko.

V dobře nastaveném online prostředí zůstávají pracovní data pod kontrolou firmy. Při dovolené, nemoci nebo odchodu zaměstnance mohou oprávnění pracovníci pokračovat v rozpracovaných úkolech.

Firemní informace patří firmě, nikoliv konkrétnímu zařízení nebo osobnímu účtu zaměstnance.

Cloud není automaticky záloha

Uložení dokumentů do online prostředí výrazně zvyšuje jejich dostupnost, ale samo o sobě nemusí nahrazovat kompletní zálohování.

Data mohou být omylem smazána, přepsána nebo napadena prostřednictvím kompromitovaného účtu. Proto je potřeba řešit také jejich samostatnou ochranu.

Spolehlivé řešení zahrnuje

• historii předchozích verzí souborů
• obnovu smazaných dokumentů
• samostatné zálohování důležitých dat
• pravidelnou kontrolu úspěšnosti záloh
• ověřování možnosti obnovy

Cílem je zajistit, aby bylo možné důležitá data obnovit i v případě chyby uživatele nebo bezpečnostního incidentu.

Přechod nemusí proběhnout najednou

Přesun firmy do online prostředí nemusí znamenat okamžitou změnu všech systémů a způsobů práce.

Nejprve je vhodné zmapovat

• kde jsou uložená firemní data
• jaké aplikace zaměstnanci používají
• kdo potřebuje přístup k jednotlivým dokumentům
• které procesy firmu nejvíce zdržují
• jak jsou řešené účty, zařízení a zálohování

Následně lze přechod rozdělit do jednotlivých kroků. Nejprve se mohou sjednotit e-maily a dokumenty, poté komunikace, správa zařízení a další procesy.

Postupný přechod omezuje komplikace a umožňuje zaměstnancům zvyknout si na nové prostředí.

Online firma neznamená složitější práci

Správně nastavené technologie mají zaměstnancům práci zjednodušovat, nikoliv přidávat další povinnosti.

Výsledné řešení by mělo přinést

• jednodušší přístup k dokumentům
• rychlejší komunikaci mezi zaměstnanci
• bezpečnou práci z různých míst
• lepší přehled o úkolech a projektech
• jednotnou správu účtů a zařízení
• vyšší ochranu firemních dat

Firma se tak může soustředit na svoji práci a nemusí řešit, na kterém počítači nebo v čím e-mailu se nachází důležitý dokument.

Chcete dostat svoji firmu do online prostředí

Pomůžeme vám převést firemní e-maily, dokumenty, komunikaci a pracovní procesy do bezpečného online prostředí.

Ozvěte se nám. Prověříme současný způsob práce a navrhneme postup, který bude odpovídat velikosti a potřebám vaší firmy.