Jak zvládnout rychlý růst firmy bez omezení v IT

Firma může dlouhou dobu fungovat v malém týmu a následně během krátkého období vyrůst z několika zaměstnanců na dvacet, třicet nebo více lidí. Pokud je IT prostředí správně navržené, nemusí takový růst znamenat chaos, výpadky ani složité změny celé infrastruktury.

V oblasti inženýringu je potřeba počítat nejen s rostoucím počtem zaměstnanců, ale také s velkým objemem projektových dat, náročným softwarem a požadavky na bezpečný přístup k dokumentaci.

Rychlý růst firmy nemusí být problém

Jiné požadavky má firma s pěti zaměstnanci a jiné tým s dvaceti nebo třiceti pracovníky. Největší komplikace však často nevznikají kvůli samotnému počtu lidí, ale kvůli tomu, že původní IT řešení s růstem nepočítalo.

Postupně se mohou objevit problémy

• zdlouhavé nastavování nových zaměstnanců
• nedostatek místa pro projektová data
• pomalá práce se sdílenými soubory
• nepřehledná přístupová oprávnění
• různé verze dokumentů uložené na více místech
• nedostatečné zálohování
• vyšší riziko bezpečnostního incidentu

Skokový růst z malého týmu na desítky zaměstnanců přitom nemusí znamenat kompletní výměnu IT. Důležité je mít řešení, které lze průběžně rozšiřovat.

IT připravené na změny počtu zaměstnanců

Při nástupu nového zaměstnance je potřeba připravit pracovní počítač, uživatelský účet, e-mail, používané programy a přístupy ke konkrétním projektům.

Pokud je vše řešeno jednotlivě a bez jasných pravidel, začne rychle vznikat nepřehledné prostředí. Centrální správa naopak umožňuje nové pracovníky zapojit rychle a jednotně.

Správně nastavené prostředí umožňuje

• rychle vytvářet nové uživatelské účty
• přidělovat oprávnění podle pracovní pozice
• připravovat počítače podle jednotného nastavení
• centrálně spravovat firemní zařízení
• bezpečně odebrat přístupy při ukončení spolupráce

Firma tak může přijmout několik nových zaměstnanců najednou, aniž by bylo nutné pokaždé řešit celé IT prostředí od začátku.

Správa rozsáhlých projektových dat

V oblasti inženýringu vzniká velké množství objemných souborů. Může jít o výkresy, technickou dokumentaci, 3D modely, výpočty, fotografie, výrobní podklady nebo kompletní dokumentaci zakázek.

S růstem firmy se nezvyšuje pouze počet zaměstnanců. Výrazně roste také počet projektů a množství uložených dat.

Vhodné řešení musí umožňovat

• centrální ukládání projektových souborů
• přehledné členění dat podle projektů a zakázek
• rychlý přístup k rozsáhlým souborům
• nastavení oprávnění pro jednotlivé týmy
• postupné navyšování úložné kapacity
• obnovu předchozích verzí dokumentů

Úložiště musí růst společně s firmou, nikoliv ji omezovat pokaždé, když přibude nový projekt nebo pracovní tým.

Výkon pracovních stanic a firemní sítě

Technické, konstrukční a projekční programy mají často vysoké nároky na výkon počítačů. Pracovní stanice proto musí odpovídat konkrétnímu softwaru a typu zpracovávaných projektů.

Důležitý je nejen výkon procesoru, operační paměť nebo grafická karta, ale také rychlost disků a firemní sítě.

Pokud několik zaměstnanců současně pracuje s objemnými soubory uloženými na společném úložišti, může nevhodně navržená síť výrazně zpomalovat každodenní provoz.

Správné řešení proto musí počítat také s tím, že počet uživatelů a současně otevřených projektů bude postupně růst.

Bezpečný přístup odkudkoliv

Zaměstnanci potřebují pracovat s projektovými daty nejen v kanceláři, ale také z domova, na stavbě nebo při jednání se zákazníkem.

Vzdálený přístup musí být jednoduchý pro zaměstnance, ale zároveň dostatečně zabezpečený.

Součástí řešení může být

• vícefaktorové ověřování
• šifrované vzdálené připojení
• správa přístupových oprávnění
• zabezpečení notebooků a pracovních zařízení
• centrální řízení uživatelských účtů

Každý zaměstnanec má díky tomu přístup pouze k těm datům a projektům, které potřebuje pro svoji práci.

Zálohování připravené na rostoucí objem dat

Čím více projektů firma zpracovává, tím větší dopad může mít ztráta nebo poškození dat.

Zálohování proto musí růst společně s objemem uložených souborů. Nestačí jednorázově nastavit zálohu a dále ji nekontrolovat.

Spolehlivé řešení zahrnuje

• pravidelné automatické zálohy
• oddělení záloh od běžně používaných dat
• ochranu před smazáním nebo zašifrováním
• kontrolu úspěšnosti zálohování
• pravidelné ověřování obnovy dat

Záloha má skutečnou hodnotu pouze tehdy, když je možné data rychle a spolehlivě obnovit.

Monitoring pomáhá předcházet problémům

S rostoucím počtem zařízení, uživatelů a ukládaných dat se zvyšuje také množství částí infrastruktury, které je potřeba kontrolovat.

Průběžný monitoring umožňuje sledovat

• stav serverů a úložišť
• volnou diskovou kapacitu
• funkčnost zálohování
• zatížení firemní sítě
• stav pracovních zařízení
• bezpečnostní události

Řadu problémů je tak možné vyřešit dříve, než začnou omezovat práci zaměstnanců nebo provoz celé firmy.

Technologie, které firmu při růstu nebrzdí

Firma nemusí přesně vědět, zda bude mít za několik let deset, třicet nebo více zaměstnanců. IT prostředí ale může být připravené tak, aby bylo možné jeho kapacitu postupně zvyšovat.

Dobře navržené řešení umožňuje

• zvládnout rychlý nástup většího počtu zaměstnanců
• průběžně rozšiřovat výkon a úložnou kapacitu
• udržet jednotnou správu uživatelů a zařízení
• bezpečně pracovat s rozsáhlými projektovými daty
• omezit výpadky a technické komplikace
• přizpůsobovat IT aktuálním potřebám firmy

Růst z několika zaměstnanců na tým o desítkách lidí tak nemusí znamenat problém. Správně připravené IT se rozšiřuje společně s firmou a nestává se překážkou jejího dalšího rozvoje.

Roste vaše firma rychleji než její IT

Pomůžeme vám navrhnout a spravovat IT prostředí, které zvládne rychlý nárůst zaměstnanců, objemu dat i požadavků na výkon a zabezpečení.

Ozvěte se nám. Prověříme současný stav a navrhneme řešení připravené na další růst vaší firmy.