Převzetí IT, kterého si zaměstnanci ani nevšimnou

Změna dodavatele IT může ve firmě vyvolávat obavy. Vedení nechce riskovat výpadky, zaměstnanci se bojí změn v přístupech a často není jasné, kdo má potřebná hesla, dokumentaci nebo přehled o celé infrastruktuře.

U nejmenované firmy z Hradce Králové jsme převzali kompletní správu IT tak, aby běžný provoz pokračoval bez omezení a zaměstnanci změnu téměř nepoznali.

Fungující provoz, ale chybějící přehled

Firemní počítače, síť, e-maily i sdílená data běžně fungovaly. Problémem však bylo, že informace o jednotlivých systémech nebyly uložené na jednom místě.

Bylo potřeba zjistit

• jaká zařízení firma používá
• kde jsou uložená firemní data
• jak je nastavená síť a vzdálený přístup
• kdo má administrátorská oprávnění
• zda správně funguje zálohování
• jaké licence a služby firma využívá

Cílem nebylo okamžitě všechno měnit. Nejprve jsme potřebovali pochopit současné prostředí a bezpečně nad ním převzít kontrolu.

Převzetí bez přerušení práce

Celý přechod jsme rozdělili do několika postupných kroků. Nejprve jsme získali přehled o infrastruktuře, následně převzali potřebné přístupy a ověřili funkčnost klíčových služeb.

Během převzetí pokračovali zaměstnanci v běžné práci. Neměnily se jim účty, e-mailové adresy ani způsob přístupu k dokumentům.

Z pohledu uživatelů se téměř nic nezměnilo. Rozdíl byl především v tom, že nově existoval jasný přehled, odpovědnost a technická podpora.

Kontrola přístupů a zabezpečení

Součástí převzetí byla kontrola administrátorských účtů, hesel a oprávnění. U podobných přechodů je důležité ověřit, kdo má k firemním systémům přístup a zda jsou všechny účty stále potřebné.

Prověřili jsme

• uživatelské a administrátorské účty
• přístupy k serverům a síťovým prvkům
• správu e-mailů a cloudových služeb
• vzdálené připojení do firemní sítě
• bezpečné uložení důležitých přístupových údajů

Nepotřebné nebo zastaralé přístupy jsme mohli následně odebrat a důležité účty zabezpečit podle jednotných pravidel.

Dokumentace, která nezůstává pouze v hlavě technika

Firma nesmí být závislá na jednom člověku, který jako jediný ví, jak je celé IT nastavené.

Proto jsme vytvořili přehlednou dokumentaci zahrnující

• seznam zařízení a jejich využití
• základní schéma firemní sítě
• přehled používaných služeb a licencí
• správu účtů a oprávnění
• způsob zálohování a obnovy dat
• postupy pro řešení běžných problémů

Firma tak získala kontrolu nad vlastním IT prostředím a přestala být závislá na neúplných informacích nebo dostupnosti jediného technika.

Kontrola záloh a klíčových systémů

Při převzetí IT nestačí pouze ověřit, že počítače a servery fungují. Je potřeba zjistit také to, co by se stalo v případě poruchy nebo ztráty dat.

Zkontrolovali jsme

• rozsah zálohovaných dat
• pravidelnost zálohování
• stav úložišť a volnou kapacitu
• oddělení záloh od běžného provozu
• možnost skutečné obnovy důležitých souborů

Díky tomu bylo možné určit rizika a navrhnout další kroky bez zbytečného zásahu do každodenního provozu.

Technická podpora s jasnou odpovědností

Po dokončení převzetí už zaměstnanci nemuseli zjišťovat, koho kontaktovat při problému s počítačem, tiskárnou, e-mailem nebo přístupem k datům.

Nově měli k dispozici jednotné místo pro řešení požadavků a podporu, která znala jejich prostředí.

Pravidelná správa zahrnuje

• řešení požadavků zaměstnanců
• správu počítačů a uživatelských účtů
• kontrolu aktualizací a zabezpečení
• dohled nad servery, sítí a úložišti
• kontrolu zálohování
• plánování dalších změn a obnovy zařízení

Převzetí IT bez chaosu a zbytečných změn

Změna správce IT nemusí znamenat výpadky, nové přihlašovací údaje ani komplikace pro zaměstnance.

Pokud je přechod správně připravený, lze nejprve převzít kontrolu nad stávajícím prostředím a teprve následně navrhovat potřebná zlepšení.

Ve firmě z Hradce Králové proběhlo převzetí bez omezení běžného provozu. Zaměstnanci mohli dál pracovat a vedení získalo přehled, bezpečně uložené přístupy i jasnou odpovědnost za celé IT.

Potřebujete převzít správu firemního IT

Převezmeme vaše současné IT prostředí, zmapujeme zařízení, účty, síť, data i zálohování a nastavíme další správu tak, aby přechod co nejméně ovlivnil zaměstnance.

Ozvěte se nám. Převzetí naplánujeme postupně a bez zbytečných zásahů do provozu vaší firmy.