Kdo nezálohuje, jednou o data přijde

Ve firmě vše fungovalo běžným způsobem. Zaměstnanci ukládali dokumenty, objednávky, účetní podklady i další důležité soubory na společné firemní úložiště. Nikdo příliš neřešil, kde přesně jsou data uložená ani zda je možné je v případě problému obnovit.

Pak přišlo ráno, kdy se k části souborů nešlo dostat.

Nejmenovaná firma z Pardubicka během jediného okamžiku zjistila, jak zásadní hodnotu její data mají. A také to, že domnělá záloha ještě nemusí znamenat skutečnou ochranu.

Dokud všechno funguje, zálohování není vidět

Zálohování patří mezi věci, kterým většina firem nevěnuje pozornost, dokud nenastane problém. Server běží, soubory se otevírají a zaměstnanci mohou pracovat. Není proto důvod něco měnit.

Ve firmě z Pardubicka se postupně ukládaly roky důležitých dat

• účetní a ekonomické dokumenty
• nabídky a smlouvy
• objednávky zákazníků
• interní tabulky a evidence
• technická dokumentace
• pracovní soubory zaměstnanců

Data byla pro každodenní provoz zásadní. Přesto nikdo pravidelně nekontroloval, zda jsou skutečně zálohovaná a zda by je bylo možné obnovit.

Jedno selhání zastavilo celou firmu

Problém se objevil bez varování. Firemní úložiště přestalo správně fungovat a zaměstnanci se nedostali k dokumentům, které potřebovali pro svoji práci.

Najednou nebylo možné dohledat podklady k zakázkám, otevřít důležité tabulky ani pokračovat v rozpracovaných úkolech.

Technická závada se během chvíle změnila v provozní problém celé firmy.

Zaměstnanci nemohli pracovat, zákazníci čekali a vedení nevědělo, jak velká část dat je nenávratně ztracená.

Záloha existovala pouze zdánlivě

Vedení firmy bylo přesvědčené, že se data zálohují. Nějaké záložní zařízení bylo připojené a v minulosti se nastavilo automatické kopírování souborů.

Při pokusu o obnovu se ale ukázalo, že záloha není kompletní. Některá data v ní chyběla, část byla zastaralá a nikdo předtím neověřoval, zda celý proces stále funguje.

To je jeden z nejčastějších problémů firemního zálohování.

Nestačí mít disk, NAS nebo cloudové úložiště. Je potřeba vědět, co se zálohuje, jak často a zda lze data skutečně obnovit.

Ztráta dat neznamená pouze ztrátu souborů

Na první pohled může jít pouze o technickou závadu. Ve skutečnosti ale ztráta firemních dat ovlivňuje celý provoz.

Firma může přijít o

• hodiny nebo dny práce zaměstnanců
• aktuální informace o zakázkách
• podklady potřebné pro fakturaci
• důležité smlouvy a dokumentaci
• důvěru zákazníků
• možnost plynule pokračovat v provozu

Obnova po havárii bývá výrazně dražší než správně nastavené zálohování. Navíc ani profesionální zásah nemusí zaručit, že se podaří získat všechna data zpět.

Co mělo být nastavené jinak

Spolehlivé zálohování není jednorázové překopírování souborů na externí disk. Musí jít o pravidelný a kontrolovaný proces.

Správné řešení by mělo zahrnovat

• automatické zálohování důležitých dat
• více verzí souborů z různých období
• zálohu oddělenou od běžného firemního provozu
• ochranu záloh před smazáním nebo zašifrováním
• pravidelnou kontrolu úspěšnosti
• testování skutečné obnovy dat

Pokud je záloha neustále připojená ke stejnému systému jako původní data, může ji poškodit stejná technická závada, chyba uživatele nebo kybernetický útok.

Záloha má hodnotu až při obnově

Mnoho firem dostává pravidelnou informaci, že zálohování proběhlo úspěšně. To ale samo o sobě nestačí.

Záložní systém může kopírovat pouze část dat, ukládat poškozené soubory nebo dlouhodobě hlásit chyby, kterých si nikdo nevšimne.

Proto je potřeba pravidelně ověřovat

• zda záloha obsahuje všechna důležitá data
• zda vzniká podle stanoveného plánu
• zda je dostupná starší verze souboru
• jak dlouho by trvala obnova celého systému
• kdo je za kontrolu zálohování odpovědný

Záloha, kterou nikdo nikdy nezkusil obnovit, je pouze předpoklad.

Po problému už zálohování nebylo vedlejší téma

Událost změnila způsob, jakým firma přistupovala ke svým datům. Zálohování už nebylo pouze technickou funkcí, o kterou se někdo kdysi postaral.

Bylo potřeba jasně určit

• která data jsou pro provoz nejdůležitější
• jak často se mají zálohovat
• jak dlouho se mají zálohy uchovávat
• kde mají být uložené
• jak rychle musí být možné provoz obnovit

Teprve potom lze vytvořit řešení, které odpovídá skutečným potřebám firmy.

Kdo nezálohuje, jednou bude obnovovat

Technická porucha, omylem smazaná složka, vadný disk nebo bezpečnostní incident mohou postihnout jakoukoliv firmu. Rozdíl je pouze v tom, zda se provoz obnoví během krátké doby, nebo zda začne boj o každý jednotlivý soubor.

Správně nastavené a pravidelně kontrolované zálohování chrání nejen data, ale také čas zaměstnanců, peníze a samotné fungování firmy.

Víte, zda byste dokázali obnovit svá data

Prověříme, zda se vaše firemní data skutečně zálohují, jestli jsou zálohy dostatečně chráněné a zda je možné je v případě problému obnovit.

Nečekejte na první ztracený soubor. Nejlepší chvíle pro kontrolu zálohování je ještě předtím, než ho budete skutečně potřebovat.